【Web制作】ミーティングでの議事録の書き方【無料テンプレ付】
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- お客様やクライアントとミーティングをすることになったけど議事録って必要なのかな
- 実際、議事録ってどんなこと書けばいいのかが分からない
- これまでなんとなく議事録を書いてきたけど、自分の書き方が正しいのか知りたい
本記事ではこういった悩みを解決できる記事となっており、Web制作におけるお客様とオンラインミーティングをした際の議事録の書き方を紹介します。
最近はすっかりオンラインでミーティングをする機会が増えました。
クライアントやお客様と会話した内容や決定したことなど、ただメモするだけでなく共有するものとして議事録が必要になるかと思います。
また議事録が必要な理由、メリットなどまとめて解説しているので、本記事を読めば議事録についておおよそのことは理解できるようになるはずです。
最後にはテンプレも用意しているので、ぜひミーティングをする機会があれば活用してみてください。
議事録を書く理由
まずは議事録を書く理由について、下記のとおりです。
- 内容の振り返りができる
- 言った、言ってないを防ぐ→重要
順番に解説していきます。
内容の振り返りができる
当たり前ですが、議事録があることで内容を振り返ることができます。
「いやいや・・普通覚えてるでしょ・・」と思うかもしれませんが、単純にミーティングの回数が増えてくると記憶するのが大変になります。
そのため、営業やディレクターなどお客様のミーティングや会議で話したことを完璧に覚えてる人はほぼいないのかなと思います。（おそらくですが）
またプロジェクト自体の規模が大きくなると毎週ミーティングを行うほど長期化することがほとんどなので、毎回の議事録が必要になってくるのです。
基本的に人間は忘れる生き物です。
毎回さまざまな議論をするわけですが、内容によっては「あの件ってどうなったっけ・・？」てなりがちです。ミーティングが終わったあとに「◯◯について、どうなりましたっけ？」なんて相手へ聞くこともしばしば。
相手が覚えてればいいのですが、場合によっては相手も忘れてるケースが多いのです。
言った、言ってないを防止する
場合によっては、重大な問題に発展するケースもあります。
例えば、Web系のプロジェクトにおいて「企画」や「仕様」などを決めるフェーズがあります。
「どのシステムを利用するか」「どの機能を追加するか」などというような内容を相手と議論してプロジェクトを進めていき、それぞれ重要な項目や内容を決定していきます。この辺りは要件定義と呼ばれたりしますね。
しかし、実際にプロジェクトがスタートしていく上で「あの仕様ってどうなったけ・・？」となることもあり、相手によっては当初計画していたものとそれらがひっくり返るケースもあります。
要件定義書には決定事項のみがまとまっているだけがほとんどで、経緯については議事録を辿るしかありません。その際に「誰が発言したか」「どのような経緯で決定したか」などメモされてるだけでも、こういったトラブルを未然に防ぐことができます。
このようにプロジェクトなどを進めていく上で、トラブルを防ぐといった意味でも議事録はとても大切なものとなっていきます。
ミーティングでの議事録のポイント
議事録を書く際に大切なポイントは下記のとおり。
- 議事録は「人を動かす」もの
- アクションプランを明確に
- 次回の宿題が決まっている
議事録は「人を動かす」もの
議事録で大切なことは「次の行動が決まっている」ことです。
- 良い議事録→次の行動が決まっている内容になっている
- 良くない議事録→次の行動が決まっていないメモ書きになっている
要するに、議事録は「人を動かすモノ」です。
それを前提に書き進めれば書き方も大きく変わってきますし、自然とアクションプランが明確になった書き方に変わります。
アクションプランを明確に
例えば、下記のとおり。プロジェクトでよくある一例です。
- Aさんの発言→「一旦金額３０万円で進めていこうか」
- 議事録に書くメモ→「30万円で進行予定」
これだと分かりづらいですよね。これを下記のように変更します。
- Aさんの発言→「一旦金額３０万円で進めていこうか」
- 議事録メモ→30万円で進行予定、来週再度Aさんに確認を行う。◯月◯日時点では仮決定のため、◯月◯日までに決定していただく。
このように誰が、いつ、なにを、どのように、まで具体的に書いておくことで、何となくアクションプランが明確になってきます。
これを次回のミーティングまでに振り返りしておけば、「あ、仮決定だから期限までに再度確認しておかなきゃ」となります。
あくまで一例ですが、さまざまな書き方や工夫ができるので、ぜひ少しずつ練習してみてください。
次回の宿題が決まっている
「宿題＝次の議事録までにやっておくべきこと」と考えていただければOK。
1回限りのミーティングでは問題ないのですが、クライアントによっては毎週ミーティングをすることもあります。
内容はアクションプランとさほど変わらないのですが、そのような伝え方だとやらないクライアントもたまにいます。これが何度も繰り返されるとプロジェクトにおいてスケジュールが破綻することもあります。
これらを防ぐためにも、宿題という認識をすることで両者がしっかり行うものというものに変わります。
また、先方都合によってスケジュール通りにプロジェクトが進行しない場合には予算の組み直しになる場合もあり、その際の証拠として提示することができます。
大きなプロジェクトにおいては、とても重要になってきます。
ミーティングでの議事録の書き方
あくまでテンプレなので、業種や規模感によって変わると思うので改良して使ってください。
出席者 議題 日時 決まったこと 決まらなかったこと 確認が必要なところ 次までのTodo もしくは宿題（弊社 or 自分の名前など） 次までのTodo もしくは宿題（貴社 or 〜〜様など） メモ ◯◯様 xxxx
◯◯様 xxxx
◯◯様 xxxx
◯◯様 xxxx
例
日時 ◯◯年◯月◯日14:00〜15:00
→実際にかかった時間を記入する出席者 ◯◯社 田中太郎 鈴木次郎
弊社 自分の名前 など
→役職はその時に判断でOK議題 検証チェックリストの進捗説明
リリース日の当日進行スケジュールの説明
プロジェクト完了後の納品物提出の流れについて
→具体的に記載すると良し。決まったこと 検証チェックリストが完了したら◯月◯日までに◯◯さんへ提出。
リリース日の当日進行スケジュールをPDF化して提出、◯◯様より◯◯日までに承認をいただく。決まらなかったこと 納品物の提出の流れは貴社の◯◯様へ確認、来週再度リマインドを行う。
確認が必要なところ 次までのTodo もしくは宿題（弊社 or 自分の名前など） 次までのTodo もしくは宿題（貴社 or 〜〜様など） メモ ◯◯様 xxxx
◯◯様 xxxx
◯◯様 xxxx
◯◯様 xxxx
議事録のメリット
議事録が書けるようになる効果は絶大です。見たい方だけ読み進めてください。
メリットは下記のとおり。
- 「要約力」が身に付く
- ライティングスキルが身に付く
- 議事録書ける人は重宝される
「要約力」が身に付く
議事録において身に付くスキルは「要約力」。長い内容を簡単にまとめて伝える力ですね。
このスキルを身につけることで相手の話を理解しやすくなりますし、伝えたいことを簡単にまとめて伝える能力が身につきます。
ビジネスではとても大切なので、ぜひ身につけておきたいところです。
日常においてはニュースや読書なんかにも大切な部分だけ抽出して読み解くなど、さまざまなことに応用して活用することができます。
ライティングスキルが身に付く
上記と一緒ですが、「テキストで相手に伝えるためにどうすればいいか」を考えることになるので、ライティングスキルも身につきます。まさに一石二鳥ですね。
タイピングも早くなります。
文章力を鍛えたい方は下記の記事もぜひどうぞ(｀・ω・)ゞ
【2023年最新版】WEBライティングにおすすめな本【学習方法も公開】
議事録を書ける人は重宝される
議事録ですが、わりと多くのビジネス本でも重要視されていることがほとんどです。
例えば、超有名な「コンサル一年目が学ぶこと」という本の中に、議事録とは「文書作成の基本であり、新人のうちにしっかり書けるようになっておかないとまずい」というほど議事録としての重要さが書かれています。
文章が書けるということは、必然的にデキるビジネスパーソンとしても認められやすいです。
逆を言えば、議事録を書けないと社会人としての基礎力が身についていないというレッテルも貼られてしまいがちです。
職種によって書く機会が無い人も多いと思いますが（僕は一切書いてこなかったです）、本記事をきっかけにぜひ書けるよう取り組んで見てください。
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